Zorganizowanie konferencji nie należy do najprostszych czynności. Oprócz zapewnienia miejsca, gdzie się ona odbędzie, trzeba się zastanowić co będzie niezbędne do jej przeprowadzenia i… Zazwyczaj skorzystania z outsourcingu, czyli firm zewnętrznych, które zajmą się obsługą konferencji. W jakich czynnościach mogą nas wyręczyć?

Scena – miejsce show

Konferencja nie może się odbyć bez miejsca, w którym prelegent będzie mógł wystąpić i przekazać wiedzę lub informację na określony temat. Oczywiście, musi być dobrze widoczny – niezbędne jest do tego odpowiednie oświetlenie, konstrukcja oraz multimedia, na przykład ekran, na którym będzie wyświetlana prezentacja lub sam prelegent, aby być lepiej widocznym dla osób, które siedzą dalej.

Niezbędne jest także odpowiednie nagłośnienie sali. Jeżeli wśród osób obecnych na konferencji są obecne osoby, które nie rozumieją języka, w którym jest przeprowadzana prelekcja, warto pochylić się nad tłumaczeniem symultanicznym, a co za tym idzie odbiorniki oraz infoporty dla uczestników konferencji.

Aby prelegent mógł dobrze przekazać swoją wiedzę, niezbędny może się okazać dla niego laptop oraz pilot do obsługi prezentacji.

Wszystkie te rzeczy jest w stanie zapewnić firma, która zajmuje się obsługą konferencji.

Jak to wygląda od zaplecza…

Firma, która zajmuje się obsługą techniczną konferencji musi zapewnić wiele dodatkowych rzeczy do prawidłowego, bezproblemowego przeprowadzenia konferencji. Od kamer, mikrofonów i urządzeń, które będą obraz i dźwięk przekazywać do głośników i ekranów po drobniejsze rzeczy, które w całości dopiero tworzą obraz konferencji, między innymi meble konferencyjne, takie jak mównica, podesty, sceny, stoliki i fotele jeśli przeprowadzana jest dyskusja na określony temat. 

Niemniej, do zadań obsługi konferencji należy również zorganizowanie personelu technicznego, który zajmie się montaż i demontażem sprzętu niezbędnego na konferencji, a także odpowiednim jego zarządzaniem podczas trwania. 

Jeżeli zorganizowane jest wyżej wspomniane tłumaczenie symultanicznie, nie może się ono obyć bez tłumaczy. Biorąc pod uwagę różnice językowe, osoby które zajmują się rejestracją uczestników, wydawaniem odbiorników do tłumaczeń symultanicznych czy przekazywaniem informacji, powinny posługiwać się także językiem bądź językami, które będą niezbędne w prawidłowej komunikacji z uczestnikami.

A w przerwie…

… uczestnicy chętnie skorzystają z usług cateringu – ciepłe i zimne napoje, przekąski czy ciepłe dania to rzeczy niezbędne, zwłaszcza w kilkugodzinnej konferencji. W zależności od możliwości miejsca, w którym wydarzenie się odbywa, catering może zostać przygotowany odpowiednio wcześniej lub w trakcie trwania konferencji bądź, jeśli jest to hotel, można skorzystać z usług jakie oferuje nam ośrodek i na bieżąco mogą być uzupełniane braki przez kelnerów.

W trakcie przerwy również mogą być przeprowadzane foto oraz wideorelacje, którymi można upamiętnić wydarzenie oraz użyć zebranych materiałów w celach PR-owych.